El trabajo de contabilidad dentro de las empresas a lo largo de los años siempre se ha tratado de algo complejo que solo los profesionales pueden realizar, pero principalmente debido a los procedimientos. Hoy se pueden observar excelentes avances en el uso de las nuevas tecnologías para facilitar la tarea.

Pero antes, en México y el mundo la contabilidad se llevaba en libros de trabajo y se tenían que imprimir recibos de honorarios. Los cual trababa todo el proceso y en más de una ocasión generó serios dolores de cabeza.

La gestión de la contabilidad en un negocio ha cambiado rotundamente, las herramientas a las que se puede acceder, también conocidas como software, se convierten en el mecanismo más útil para automatizar los procesos y restar importante carga de trabajo.

Las características más destacables de un programa de descarga para la contabilidad, también conocido como XML son:

• Vaciar datos de transacciones.
• Pagos.
• Elaborar reportes financieros.
• Facturas electrónicas.

Por lo que, un contador hoy tiene que estas actualizado si se trata de XML, ya que en el país se trata de un formato único para representar las facturas electrónicas de la empresa.

Pero un XML de igual modo permite obtener la información de una factura, como por ejemplo, los conceptos básicos de un cliente y el producto o servicio adquirido. Además de añadir otros conceptos como producto o servicio adquirido o información del certificado.

En México la entidad encargada de solicitar estos archivos XML es el SAT y el objetivo principal es cumplir con la facturación electrónica. De hecho es en el SAT donde están todos los XML registrados de las facturas, por esta razón para los contadores es más seguro guiarse de estos XML para generar la contabilidad.

Y para efectos fiscales precisamente es este archivo el adecuado y lo más importante al hacer una factura. Se debe recordar que en tal archivo está contenida toda la información de las operaciones de interés del Servicio de Administración Tributaria.

Este se vuelve muy importante al incluir un sello digital, la cadena original para comprobantes fiscales digitales en internet y todas las claves para cada elemento exigido, entre otros para la certificación de CFDI.

Programas de descarga masiva

Los programas de descarga masiva de CFDI ahora son más importantes, porque se descarga con facilidad de forma masiva todas las facturas emitidas y recibidas de los contribuyentes, además de gozar de los siguientes beneficios:

• Organizar las facturas por carpeta.
• Generar PDF de todas las facturas.
• Verificar el estatus en el SAT.
• Exportar la información a un archivo Excel con todas las facturas.
• Descargar todos los XML del SAT en la computadora del usuario.

Además, este tipo de programa, es el primer paso para poder realizar la contabilidad electrónica completamente en línea por medio de un sistema contable en la nube, lo que definitivamente facilita todo el proceso de contabilidad dentro de las empresas.